Recruiting Automatisierung Automation

Recruiting Automation: Welche Aufgaben können automatisiert werden?

Automatisierung und künstliche Intelligenz sind in immer mehr Branchen und Aufgabengebieten auf dem Vormarsch – so auch im Recruiting. Statt den Recruitern ihren Job wegzunehmen, kann die Technologie als wichtige Ergänzung eingesetzt werden. Schließlich bleibt auch die Personalbranche nicht vom Fachkräftemangel verschont. Auch hier wird es immer schwieriger, Mitarbeiter zu finden, während die Aufgaben immer komplexer werden. Welche Prozesse können jetzt aber bereits zuverlässig automatisiert werden? Welche Vorteile bringen KI und Automatisierung mit sich und welche Kritikpunkte gibt es? Wir geben einen Einblick in das Thema Recruiting Automatisierung.

Was ist überhaupt Recruiting Automatisierung?

Recruiting Automatisierung bedeutet, Prozesse in der Personalbeschaffung zu automatisieren, die bislang durch Mitarbeiter durchgeführt wurden. Möglich ist das durch Technologien wie Robotic Process Automation, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz. Vor allem werden dabei repetitive Aufgaben automatisiert, die Recruiter vor allem Zeit kosten, ohne wirklich einen Mehrwert zu bringen, etwa das Versenden von Eingangsmails nach der Bewerbung. Technologisch stecken hinter diesem Modell digitale Software-Roboter, die repetitive Aufgaben und Prozesse regelbasiert ausführen können. In Kombination mit künstlicher Intelligenz lernen sie nach und nach die Abläufe besser kennen und können bei der Optimierung unterstützen. Ziel ist es, Mitarbeiter so zu unterstützen, dass sie sich voll auf kreative Aufgaben konzentrieren und auf solche Themen, die unbedingt menschliche Interaktion und Intelligenz benötigen.

In welchen Bereichen kann Recruiting Automatisierung eingesetzt werden?

Inzwischen gibt es zahlreiche Themengebiete, in denen Software-Roboter unterstützen können:

Bewerbungsprozess

KI-unterstützte Chatbots können Interessenten auf dem Weg zur Bewerbung unterstützen. Sie können beispielsweise Rückfragen zur Stelle und zum Unternehmen beantworten oder alternativ an den passenden Ansprechpartner verweisen, seine Kontaktdaten und zeitliche Verfügbarkeit angeben. Auch während des Ausfüllens der Bewerberdaten kann der Bot Tipps geben oder den Kandidaten auffordern, weiterzumachen. Werden Bewerber aktiv durch den Prozess geleitet, sinkt beispielsweise auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie noch vor Einreichen ihrer Unterlagen wieder abspringen. Beispielsweise kann der Chatbot auch anzeigen, wie viele Schritte noch bis zum erfolgreichen Abschluss nötig sind.

Active Sourcing

Passive Recruiting Maßnahmen wie das Schalten von Stellenanzeigen sind schon lange nicht mehr ausreichend für erfolgreiche Personalbeschaffung. Die meisten Arbeitgeber gehen inzwischen auch aktiv auf interessante Kandidaten zu oder beauftragen damit Headhunter oder Active Sourcing Dienstleister. Während die Kontaktaufnahme natürlich von der persönlichen Interaktion lebt, können Software-Roboter bei der Suche nach den passenden Kandidaten unterstützen. Sie erhalten ein Kandidatenprofil und durchsuchen strukturiert das Netz nach passenden Profilen, etwa bei LinkedIn oder Xing. Das entlastet Recruiter, die sich voll auf die Kandidatenkommunikation konzentrieren können.

Erstauswahl

Eingehende Bewerbungen sichten und dabei die Unterlagen aussortieren, die grundsätzlich nicht zur Stelle passen, nimmt viel Zeit in Anspruch. Auch hier können Software-Roboter unterstützen. Sie können Bewerbungen in ein einheitliches System übertragen und dabei die Bewerber aussortieren, die die Muss-Kriterien für die Stelle nicht erfüllen. Sie können die übrigen Bewerbungen auch nach Erfüllung der weiteren Kriterien sortieren, sodass Recruiter schon früh die passendsten Kandidaten herausfiltern können. Wichtig ist dabei: Die Technologie soll nur unterstützend tätig sein. Entscheidungen werden immer von Menschen getroffen.

Datenmanagement

Ob im Active Sourcing oder im Personalmanagement: Im Zuge von HR Prozessen sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Daten an. Sobald sich Daten von Bewerbern, Mitarbeitern, Praktikanten oder Aushilfskräften ändern, müssen sie in allen Datenbanken manuell angepasst werden. Diese zeitfressende Aufgabe kann durch Automatisierung entfallen – außerdem sinkt die Fehlerquote und alle Personaler können sich auf einheitliche Datensätze verlassen.

Vorteile & Kritik für Recruiting Automation

KI und Software Tools, die automatisierte Prozesse ermöglichen, bringen zahlreiche Vorteile mit sich, ernten aber auch immer wieder Kritik. Wir geben einen Überblick über beide Faktoren.

Vorteile im Überblick

  • Zeitersparnis: Jeden Tag geht im Recruitment viel Zeit aufgrund repetitiver Verwaltungsaufgaben verloren. Ob Versand von Bestätigungsmails, Sortieren eingehender Bewerbungen oder das Beantworten von Rückfragen zu Stellenanzeigen – diese Aufgaben können automatisiert werden. Das spart Recruitern Zeit und ermöglicht mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben.
  • Optimierter Bewerbungsprozess: Einer der größten Zeitfresser ist das Sortieren der eingehenden Bewerbungen und die erste Auswahl. KI kann dabei unterstützen, diese Vorauswahl zu treffen, indem sie Bewerbungen beispielsweise nach ihrer fachlichen Eignung sortiert. Recruiter können sich daran orientieren und müssen die restlichen Bewerbungen nur noch überfliegen.
  • Schnelle Kommunikation: Ob Eingangsbestätigung nach der Bewerbung, eine kurze Info zur Dauer des weiteren Bewerbungsprozesses oder die Antwort auf Rückfragen zur Stellenanzeige oder dem Prozess – Recruiting ist mit viel Kommunikation verbunden. Je schneller Unternehmen reagieren, desto besser. Kann diese Kommunikation automatisiert werden, verbessert das die Reaktionszeit deutlich.
  • Wettbewerbsvorteil: Eine nachhaltige Automatisierungsstrategie verfolgen bisher noch lange nicht alle Arbeitgeber. Unternehmen, die bereits mit KI arbeiten, heben sich durch schnelle, smarte und optimierte Prozesse von der Konkurrenz ab und überzeugen so auch Kandidaten.
  • Verbesserte Candidate Experience: Ob Führung durch den Bewerbungsprozess, Antwort auf Rückfragen oder das Versenden von Update-Mails – richtig eingesetzt sorgt Recruiting Automation dafür, dass Kandidaten ein besseres Bewerbungserlebnis haben. Das entsteht auch dadurch, dass Recruiter sich mehr Zeit für die wichtige menschliche Interaktion nehmen können.

Kritikpunkte im Überblick

  • Wegfall von Jobs: Viele Fachkräfte sorgen sich darum, dass ihre Jobs durch Automatisierung entfallen. Gezeigt hat sich jedoch beispielsweise durch die Automatisierung von Prozessen im Vertrieb und Marketing: Jobs werden nicht gestrichen. Vielmehr profitieren Unternehmen dadurch, dass ihre Mitarbeiter sich intensiver Zeit für Kundengespräche nehmen oder gemeinsam im Team neue kreative Ideen entwickeln können.
  • Abhängigkeit von Algorithmen: Sowohl Bewerber als auch Recruiter sorgen sich davor, abhängig von einem Algorithmus zu werden, wenn es um die Auswahl der passenden Bewerber geht. Werden eingehende Unterlagen vorselektiert, ist auf jeden Fall Vorsicht angesagt: Auch Technologie ist nicht perfekt, kann Fehler machen und passende Kandidaten aussortieren. Einen Blick sollten Recruiter demnach trotzdem auf alle Unterlagen werfen – dieser Blick kann aber kürzer sein als ohne KI-Unterstützung.
  • Datengetriebenheit: Kritik besteht auch an der fehlenden menschlichen Intelligenz von Software-Robotern. Sie arbeiten ausschließlich auf Basis von Daten, die ihnen durch Recruiter mitgeteilt werden. Soll ein Roboter beispielsweise Bewerbungsunterlagen auf Eignung überprüfen, achtet er auf zuvor definierte Schlagworte. Hier gilt es also vor allem, Recruiter auf die richtige Verwendung der Technologie zu schulen und die KI mit genügend Alternativen auszustatten, damit sie die richtigen Daten filtert.

Recruiting Automatisierung als Ergänzung – nicht als Ersatz

Eines ist inzwischen klar: Künstliche Intelligenz und Roboter sollen im Recruiting keine Stellen ersetzen. Sie sollen Mitarbeiter unterstützen, ihnen automatisch zeitfressende Aufgaben abnehmen und dafür sorgen, dass sie sich um kreative Aufgaben und die direkte Kommunikation mit Bewerbern konzentrieren können. Wichtig ist auch, Systeme für die Automatisierung nur dort einzusetzen, wo sie wirklich gebraucht werden und wo Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die sich damit auskennen. Schulungen sind gerade für den Einsatz von KI-Systemen essenziell, damit sie das Recruiting nachhaltig entlasten und optimieren können.