Active Sourcing – Externer Dienstleister oder interne Abteilung?

Active Sourcing ist mittlerweile bei vielen Unternehmen fester Bestandteil der Personalgewinnung. Unter Active Sourcing versteht man die aktive Suche nach und Direktansprache von geeigneten Kandidaten als Alternative zum passiven Recruiting, bei dem das Unternehmen auf den Eingang von Bewerbungen wartet und erst dann aktiv wird. Doch wie lässt sich Active Sourcing konkret umsetzen? Stellen Unternehmen extra Mitarbeiter ein, die sich nur mit dem Thema beschäftigen? Übernehmen Mitarbeiter aus der Personalabteilung die Aufgaben? Oder beauftragt man besser einen externen Dienstleister, der sich auf Active Sourcing spezialisiert hat?
Eine einheitliche Lösung gibt es hier nicht. Jedes Unternehmen muss die beste Methode für sich finden und sie umsetzen. Aber welche ist die beste Lösung für das eigene Unternehmen? Und wie findet man heraus, was am besten zum Unternehmen und zum Team passt?
Wir versuchen, einen Überblick zu geben.

Active Sourcing Extern

Entscheidet man sich dazu, das Active Sourcing auszugliedern, bleibt noch die Frage, ob man den Prozess komplett abgeben möchte oder ob ein Dienstleister nur Teile übernehmen soll. Einige Dienstleister übernehmen den Recruitingprozess von A-Z. In diesem Fall muss das Unternehmen nur die gesuchte Position weitergeben und der Dienstleister liefert passende Kandidaten für ein Interview. Möchte das Unternehmen im Prozess mehr mitreden, bleiben noch Dienstleister, die mit einzelnen Teildienstleistungen Recruitingabteilungen in Unternehmen unterstützen. Sind beispielsweise schon passende Kandidaten bekannt, aber es fehlt an der Rufnummer oder an der Zeit für die weiteren Schritte, kann zum Beispiel die Erstansprache an einen externen Dienstleister abgegeben werden. Dieser ermittelt zunächst die Rufnummer des Kandidaten und erfragt im Anschluss die Wechselbereitschaft. Die Ergebnisse sind für das Unternehmen nur noch Kandidaten, die an einem weiteren Gespräch mit dem Unternehmen interessiert sind. Den restlichen Prozess kann das Unternehmen dann eigenständig weiterführen.

Vorteile eines externen Dienstleisters:

• Berufserfahrung
  Sourcer haben bereits längere Zeit Erfahrung in ihrem Bereich, schon häufig ähnliche Positionen besetzt und müssen sich nicht erst neu in das Thema einarbeiten. Der Zeitaufwand für die eigenen Mitarbeiter entfällt dementsprechend.
• Verstehen ihr Handwerk
  Viele Methoden und Tools bleiben Unternehmen verborgen, weil sie sie schlicht nicht kennen. Active Sourcer arbeiten mit diesen Tools vielleicht schon seit Jahren sehr routiniert.
• Zeitersparnis
  Das Active Sourcing an einen externen Dienstleister zu übergeben, spart dem Unternehmen in jedem Fall Zeit. Zunächst einmal in Bezug auf die Einarbeitung neuer oder Schulung aktueller Mitarbeiter, aber besonders auch in Hinblick auf die aufwändige Recherche und Ansprache passender Kandidaten.

Nachteile eines externen Dienstleisters

• Keine Kontrolle
  Die Arbeit eines externen Dienstleisters lässt sich natürlich nie so nachvollziehen und kontrollieren, wie die des eigenen Mitarbeiters. Wer darauf hohen Wert legt, kann mit einem Externen Probleme bekommen.
• Zusätzliche Kosten
  Gerade, wenn mehrere oder laufend Positionen zu besetzen sind, können externe Dienstleister sehr kostspielig sein. Auch die Einarbeitung eines externen Dienstleisters in die eigenen Prozesse kostet neben Zeit natürlich auch Geld.
• Keine Erfolgsgarantie
  Zugegeben, die gibt es bei den eigenen Mitarbeitern natürlich auch nicht. Den Dienstleister muss man aber wieder neu beauftragen und erneut zusätzlich zum Gehalt der eigenen Mitarbeiter zahlen.

Active Sourcing Intern

Anstatt einen externen Dienstleister zu beauftragen, kann das Active Sourcing natürlich auch von internen Mitarbeitern übernommen werden. Entweder durch eine Abteilung, die sich nur mit der aktiven Suche nach Kandidaten beschäftigt, durch vereinzelte Mitarbeiter oder als zusätzliche Aufgabe für schon bestehende Recruiter. Die internen Mitarbeiter können bei Kapazitätsengpässen zudem externe Dienstleistungen zukaufen. Wenn es im Unternehmen bereits ein internes Recruiting gibt, ist der Schritt zum internen Active Sourcing nicht mehr weit. Der Kostenaufwand hält sich in diesem Fall in Grenzen, da aktuelle Mitarbeiter höchstens eine Schulung machen müssen. Übernimmt im Unternehmen nur eine Person die Personalbeschaffung, beispielsweise der Personalleiter, ist der Weg zum internen Active Sourcing ein weiterer. Hier gilt es, zu entscheiden, ob dieser sich lohnt.

Vorteile des internen Active Sourcings

• Keine Abhängigkeit vom externen Dienstleister
  Abläufe können direkt intern geplant und koordiniert werden. Es besteht keine Abhängigkeit vom Zeitplan eines externen Dienstleisters.
• Keine aufwändige Suche nach einem Dienstleister
  Die Suche nach einem guten und zuverlässigen Dienstleister kann sich durchaus als schwierig und zeitaufwändig erweisen.
• Möglichkeit zum spontanen Einsatz
  Sollten möglichst schnell passende Kandidaten benötigt werden, kann der Umweg über einen externen Dienstleister und ggf. die Auswahl dessen schnell zu zeitaufwändig sein. Eigene Mitarbeiter, die schnell die Aufgaben übernehmen können, sind hier von Vorteil.

Nachteile des internen Active Sourcings

• Unerfahrene Mitarbeiter/Suche nach neuen Mitarbeitern
  Je nachdem, wie viele Mitarbeiter sich schon mit dem Recruiting beschäftigen, müssen diese zunächst geschult werden. Alternativ müssen neue Mitarbeiter gesucht werden, die bereits über die passende Berufserfahrung verfügen.
• Tools
  Einige Active Sourcing Tools, wie sie beispielsweise die beiden großen Karrierenetzwerke anbieten, sind kostenintensiv und erfordern zunächst eine Einarbeitung.
• Rechtliche Probleme – Wettbewerbsklausel
  Der wohl wichtigste Nachteil ist das ggf. bestehende Abwerbeverbot gegenüber anderen Unternehmen. Rechtlich gesehen dürfen Unternehmen die Mitarbeiter der Konkurrenz nicht abwerben. Die telefonische direkte Kontaktaufnahme kann hier also problematisch werden.

Wie finde ich heraus, was für mein Unternehmen am besten funktioniert?

Wer überlegt, Personal über Acitve Sourcing zu gewinnen, sollte sich am Anfang intensiv Gedanken über die eigenen Wünsche und Bedürfnisse machen. Zur Orientierung können beispielsweise folgende Fragen gestellt werden.

• Will ich überhaupt jemanden von Extern so tief in meine Prozesse im Unternehmen einblicken lassen?
  Manche Unternehmen möchten ihre offenen Stellen auch vertraulich halten und die internen Informationen nicht nach außen geben.
• Haben wir die benötigten Tools bereits? Was bin ich sonst bereit, zu zahlen?
  Hier ist das Beispiel der kostenpflichtigen Zusatzfunktionen der beiden großen Karrierenetzwerke passend. Ohne ein paar kostenpflichtige Tools ist professionelles Active Sourcing schwierig bis unmöglich.
• Habe ich bereits Mitarbeiter, die Zeit und Motivation haben, die neu anstehenden Aufgaben zu übernehmen?
  Alternativ müssen neue Mitarbeiter gesucht werden, bzw. eine neue Stelle für das Active Sourcing geschaffen werden.
• Welche Zielgruppe suche ich und was erwartet diese?
  Je nachdem, welche Positionen besetzt werden sollen und in welchem Alter bzw. in welcher Karrierestufe die Kandidaten sein sollen, sind die Erwartungen unterschiedlich. Fach- und Führungskräfte mit Berufserfahrung erwarten eher Diskretion – in diesem Fall würde ein externer Dienstleister, der die Kandidaten am Arbeitsplatz diskret anspricht, infrage kommen. Studenten sowie Young Professionals hingegen wissen gerne schnell über das Unternehmen Bescheid, das sie für sich gewinnen möchte.

Individuelle Entscheidung zum Active Sourcing

Ob das Active Sourcing im Unternehmen intern oder über einen externen Dienstleister erfolgt, ist eine aufwändige und individuelle Entscheidung. Beides hat, wie dieser Beitrag gezeigt hat, Vor- und Nachteile. Diese sind für jedes Unternehmen von unterschiedlicher Wichtigkeit und müssen daher individuell abgewägt werden. Sicherlich ist es hilfreich, sich das Feedback unterschiedlicher Abteilungen und Mitarbeiter einzuholen und diese in die Entscheidungsfindung einzubinden. Wichtig ist es, sich zu überlegen, was man möchte, und welche Methode zum Unternehmen passt. Veränderung und eine Umstellung sind in jedem Fall nötig, wenn man sich dazu entscheidet, mit Active Sourcing zu beginnen. Und größere Veränderungen sollen natürlich gut überlegt sein.