Das Bewerbermanagement beinhaltet alle Prozesse und Aktivitäten rund um den Bewerber. Es beginnt beim Eingang der Bewerbungen und endet erst mit der erfolgreichen Besetzung dieser. Im Anschluss daran kann es auch zum Aufbau eines Talentpools genutzt werden. Ziel ist es, Zeit und Kosten im Recruiting einzusparen sowie die Employer Brand des Unternehmens durch gutes Bewerbermanagement nachhaltig zu verbessern. Denn, wenn der Bewerbungsprozess effizient und reibungslos abläuft, erleben die Bewerber eine positive Candidate Experience. Sie bleiben über den aktuellen Stand auf dem Laufenden, fühlen sich vom Unternehmen wertgeschätzt und bewerten den Bewerbungsprozess allgemein als positiv.

Bewerbermanagement beinhaltet den kompletten Prozess der Besetzung einer offenen Stelle ab Eingang der Bewerbungen. Beginnend mit dem Erfassen der eingehenden Bewerbungen nach Schaltung der Anzeige umfasst es die Bestätigung des Eingangs sowie die Weiterleitung an den entsprechenden Ansprechpartner im Unternehmen – meist sind das die Fachabteilungen. Darauf folgt die erste Auswahl der Kandidaten sowie die Einladung zum Erstgespräch am Telefon oder zum Bewerbungsgespräch vor Ort und schlussendlich das Versenden der Zu- oder Absage an den Bewerber. Außerdem ist das Bewerbermanagement auch dafür zuständig, alle datenschutzrechtlichen Bedingungen einzuhalten.

Ziel eines guten Bewerbermanagements ist die Zeit- und Kostenersparnis im Bewerbungsprozess. Durch professionelles Bewerbermanagement ist die schnelle Bearbeitung von eingehenden Bewerbungen und somit eine kürzere Durchlaufzeit bzw. Time-to-hire möglich. Bewerber erleben einen positiven und gut strukturierten Bewerbungsprozess und bewerten ihre erlebte Candidate Experience eher als positiv. Dass die Candidate Experience sich auf die Arbeitgebermarke eines Unternehmens auswirkt, ist mittlerweile bei den meisten Personalern angekommen. Ein gutes Bewerbermanagement ist also nicht nur für eine kürzere Time-to-hire wichtig, sondern auch für das Employer Branding.

Professionelles Bewerbermanagement bietet eine Reihe an Vorteilen gegenüber der klassischen Verwaltung von Bewerbern.

• Passende Kandidaten herausfiltern
  Eine Bewerbermanagement-Software hilft schon im ersten Schritt beim Filtern der eingegangenen Bewerbungen. Gerade, wenn Unternehmen sehr viele Bewerbungen erhalten, kann es eine große Erleichterung sein, unqualifizierte Kandidaten für die Stelle direkt von der Software ausschließen zu lassen.
• Verkürzung der Time-to-hire
  Durch schnelle und effektive Kommunikation mit den Bewerbern verkürzt sich die Durchlaufzeit. Dadurch kommt es schneller zur schlussendlichen Besetzung der Stelle.
• Positive Candidate Experience
  Da die Meinung der Bewerber im aktuellen Arbeitsmarkt immer wichtiger wird, ist es für Unternehmen mittlerweile eine Pflicht, den Bewerbern einen positiven Bewerbungsprozess zu bieten. Die Candidate Experience wirkt sich unmittelbar auf die Arbeitgebermarke eines Unternehmens aus.
• Verbesserung der Employer Brand
  Durch die Verbesserung der Candidate Experience kann ein gutes Bewerbermanagement im nächsten Schritt auch zur Verbesserung der Employer Brand führen.
• Zeit- und Kostenersparnis
  Ein professionelles Bewerbermanagement sorgt durch schnellere und effektivere Kommunikation für eine Verkürzung der Time-to-hire und somit auch zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis.
• Aufbau eines Talentpools
  Ein Talentpool kann dabei helfen, zukünftige Positionen oder erneut offene Positionen schneller zu besetzen. Zuvor abgelehnte Bewerber können zukünftig kontaktiert werden und bei Interesse erneut am Bewerbungsprozess des Unternehmens teilnehmen.

Die meisten größeren Unternehmen im Mittelstand oder Konzerne sollten sich über Bewerbermanagement in ihrer Personalmanagement-Abteilung Gedanken machen. Entscheidungs- und Kommunikationswege werden dadurch erheblich verkürzt und somit steigert sich die Effizienz im Bewerbungsprozess. Kleinere Unternehmen stehen beim Bewerbermanagement häufig vor Herausforderungen. Viele haben noch keinen einheitlichen Recruitingprozess festgelegt und somit ist die Einführung von Bewerbermanagement schnell kompliziert. Für diesen Fall gibt es aber die Möglichkeit, weniger umfangreiches Bewerbermanagement zu nutzen oder das Bewerbermanagement alternativ an einen Dienstleister auszulagern und Bewerbern somit auch eine positive Candidate Experience im Bewerbungsprozess zu bieten.

Ein Talentpool ist eine Datenbank mit Kandidaten, die am Unternehmen interessiert sind. Hier können sich zum einen interessierte Kandidaten eintragen, für die es aktuell keine passende offene Stelle gibt, aber auch abgelehnten Bewerbern sollten Unternehmen die Möglichkeit geben, sich für diesen Pool eintragen zu lassen.
Wird nun im Unternehmen eine Stelle frei, auf die einer oder mehrere Kandidaten aus dem Talentpool passen, kann die Stelle vielleicht schon durch einen von ihnen besetzt werden. Somit sinkt der Aufwand und damit die Kosten, da zum Beispiel keine Stellenanzeige mehr geschaltet werden muss. Außerdem kann bei Kandidaten im Talentpool davon ausgegangen werden, dass sie ernsthaftes Interesse am Unternehmen haben, wodurch sie nur von der offenen Position und nicht noch vom Unternehmen überzeugt werden müssen.

Nachdem eine Stellenanzeige geschaltet wurde, ergeben sich häufig bei Bewerbern noch Rückfragen – sei es zum Bewerbungsprozess oder zu Inhalten der Aufgaben – wir richten für Sie eine Bewerberhotline ein und beantworten nach Absprache mit Ihnen die aufkommenden Fragen.
Nach Eingang der Bewerbungen führen wir die Kommunikation mit den Bewerbern von Einladungen über Zu- und Absagen und präsentieren Ihnen eine erste Auswahl aus den eingegangenen Bewerbungen. Die Vorstellungsgespräche mit den besten und passenden Kandidaten liegen dann schließlich bei Ihnen.
Selbstverständlich erhalten Sie von uns regelmäßig ein Reporting zum aktuellen Stand ihrer Bewerbungen.

Häufig werden in Unternehmen nicht laufend Stellen besetzt, besonders, wenn das Unternehmen schon seit längerem am Markt ist, gut besetzt ist und keine größeren Veränderungen der Leistungen oder Strukturen anstehen. Somit lohnt es sich häufig schlicht nicht, ein eigenes Bewerbermanagement aufzubauen. Hierfür müssten zunächst Mitarbeiter geschult oder neu eingestellt werden. Wird das Bewerbermanagement outgesourct, profitieren Unternehmen von der Erfahrung und Expertise des Dienstleisters und müssen sich nicht um den Aufbau eines eigenen Bewerbermanagements sorgen.