Chatbots sind in vielen Bereichen auf dem Vormarsch. Wir kennen sie schon einige Zeit aus dem Kundenservice oder dem Support – gerade für simple Anliegen wie Fragen zu einem Artikel oder zum Ablauf einer Reklamation sind sie hilfreiche Unterstützer. Auch im Recruiting werden Chatbots immer häufiger eingesetzt, um Fragen von Interessenten zu beantworten oder sie durch den Bewerbungsprozess zu führen. Aber wie funktioniert das eigentlich und in welchen Bereichen können die Bots konkret unterstützen? Welche Vorteile bringen sie Bewerbern und Recruitern? Wir geben einen Überblick.

Was sind überhaupt Recruiting Chatbots und wie funktionieren sie?

Bei Chatbots handelt es sich um virtuelle Roboter, über die potenzielle Bewerber Fragen stellen oder ihre Bewerbungsunterlagen einreichen können. Dabei gibt es unterschiedlich komplexe Systeme:

Einfache Chatbots haben Zugriff auf eine Datenbank mit Informationen, häufigen Fragen und ihren Antworten. Auf diese Daten können sie bei Eingang einer Nachricht zurückgreifen und die passenden Antworten an den Interessenten weiterleiten. Dazu kann der Chatbot eingehende Fragen in ihren Einzelteilen analysieren und schließlich auf festgelegte Schlüsselworte reagieren. Bei simplen Fragen, die keine echte Konversation benötigen, ist ein solcher Chatbot eine gute Unterstützung.

Komplexe Chatbots mit Unterstützung von KI können tatsächliche Konversationen führen. Die künstliche Intelligenz lernt mit jeder Interaktion dazu und kann menschliche Gespräche imitieren. Allerdings ist es auch hier nötig, dass der Bot regelmäßig mit neuen Informationen gefüttert wird, um sich weiterzuentwickeln. Kennt er die Antwort auf eine Frage zum Bewerbungsprozess nicht, kann er an einen menschlichen Ansprechpartner verweisen.

Wie können Chatbots im Recruiting eingesetzt werden?

Fragen beantworten

Je nach Anzahl der ausgeschriebenen Stellen werden Recruiter teils mehrfach am Tag aus ihrer Arbeit gerissen, um Bewerberfragen zu beantworten. Oft geht es dabei um simple Informationen wie den Stand der Bewerbung oder eine Rückfrage zur Stellenanzeige. Diese Aufgaben können problemlos durch Chatbots bearbeitet werden, sodass Recruiter sich voll auf ihren Arbeitsalltag konzentrieren können.

Bewerbungen annehmen

KI-basierte Chatbots können dabei unterstützen, Bewerbungen anzunehmen und Bewerber durch den Prozess zu leiten. Sie können ihnen mitteilen, welche Unterlagen für die Bewerbung benötigt werden und Hinweise geben, welche Dokumente noch fehlen oder nachgereicht werden können. Werden Bewerber durch den Prozess begleitet, sinkt die Wahrscheinlichkeit eines Abbruchs durch unübersichtlichen Aufbau des Portals oder aus ähnlichen Gründen.

Vorselektion der Bewerber

Die künstliche Intelligenz, die hinter dem Chatbot steckt, kann noch weiter im Recruiting unterstützen. Sie kann direkt bei Eingang einer Bewerbung prüfen, welche Anforderungen der Kandidat erfüllt und ob er zum Job passt. Einige Unternehmen setzen Chatbots auch bereits während der Bewerbung ein, um Kandidaten mitzuteilen, ob ihre Erfahrungen zum Job passen. Passt die Stelle nicht zum Bewerber, kann der Bot Alternativen vorschlagen oder anbieten, den Kandidaten in den Talent Pool aufzunehmen.

Diese Vorteile bringen Recruiting Chatbots mit sich

• Reaktionsgeschwindigkeit: Möchte ein Interessent eine Frage zum offenen Job oder zum Unternehmen stellen, befindet er sich in der Regel bereits kurz vor der Entscheidung, ob er sich bewerben möchte. Schlechte Erreichbarkeit per Telefon oder lange Reaktionszeiten auf E-Mails können dazu führen, dass es nie zur Bewerbung kommt, obwohl der Kandidat gut zum Anforderungsprofil passt. Ein Chatbot hingegen muss sein Meeting oder andere Arbeit nicht unterbrechen, um eine Frage zu beantworten, sondern steht unmittelbar zur Verfügung.

• Erreichbarkeit: Chatbots bieten eine 24/7 Erreichbarkeit – anders als Mitarbeiter gehen sie nicht am späten Nachmittag in den Feierabend – genau zu der Zeit, zu der viele Menschen sich auf die Suche nach einem neuen Job machen. Vielmehr sind Chatbots genau zu den wichtigen Zeiten abends und am Wochenende erreichbar und können Fragen von Interessenten beantworten.

• Bewerbungsprozess automatisieren: Selbstverständlich wird der Recruitingprozess in naher Zukunft nicht vollständig automatisiert. Vorstellungsgespräche und die finale Auswahl neuer Mitarbeiter werden weiterhin in der Hand der Recruiter liegen. Bei Verwaltungsaufgaben, die Recruiter hauptsächlich Zeit kosten, kann mit Chatbots die Candidate Experience deutlich verbessertwerden – Ihr Unternehmen ist jederzeit erreichbar und reagiert unmittelbar auf Fragen zur Stelle oder zum Bewerbungsprozess.

• Mehrsprachigkeit: Immer mehr Unternehmen arbeiten international. Auch hier können Chatbots eine große Hilfe sein – denn für sie macht es keinen Unterschied, ob eine Frage auf Deutsch, Englisch oder Türkisch gestellt wird. Mehrsprachigkeit ist für die Software in der Regel der Standard.

Bei einwandfreier Umsetzung verleihen Chatbots Ihrem Recruiting einen Boost

Chatbots können die Candidate Experience nachhaltig verbessern. Wichtig ist dabei jedoch, dass die Umsetzung technisch einwandfrei ist. Ein Chatbot, der kaum hilfreiche Antworten ausgeben kann oder simple Fragen nicht versteht, wird eher zur Frustration als zur positiven Candidate Experience beitragen. Gut umgesetzt bietet er jedoch sowohl dem Recruiter als auch dem Kandidaten deutliche Vorteile. Eine Sache können Chatbots aber sicherlich nicht: Den Job von Recruitern vollständig übernehmen. Dazu fehlt es an menschlicher Intelligenz und Entscheidungsfähigkeit.