Die Time to Hire ist immer wieder Thema, wenn es um die Definition von Kennzahlen im Recruiting geht. Sie beschreibt die Zeit vom Entstehen der Vakanz bis zur schlussendlichen Besetzung der offenen Stelle. Diese Zeitspanne ist bei vielen Unternehmen in den letzten Jahren immer größer geworden – besonders bei Positionen, für die es Schwierigkeiten in der Besetzung gibt. Wir möchten erklären, warum diese Entwicklung Unternehmen Schwierigkeiten bereiten kann und warum Sie jederzeit ein Auge auf Ihre Time to Hire werfen sollten.

So wird die Time to Hire definiert

Sobald in einem Unternehmen klar wird, dass eine Stelle frei wird oder neu entsteht, fängt die Time to Hire an zu laufen. Erst, wenn die Stelle mit einem neuen Mitarbeiter besetzt ist, stoppt der Timer. Dabei beschreibt diese Zeit nicht einfach nur die Dauer der Besetzung. Sie sagt gleichzeitig viel über die Situation auf dem Arbeitsmarkt, die Branche und über den Recruitingprozess im Unternehmen aus. Eine lange Besetzungszeit kann einerseits einer schwierigen Situation auf dem Arbeitsmarkt geschuldet sein, andererseits aber auch dem Recruitingprozess des Unternehmens selbst. Besonders in der Besetzung von IT-Positionen ist die Time to Hire lang – im Schnitt liegt sie bei 148 Tagen. Während diese Zeitspanne oft dem Fachkräftemangel geschuldet ist, beeinflussen einige Arbeitgeber sie durch lange Reaktionszeiten oder schleppende Auswahlprozesse selbst.

Warum Sie die Time to Hire nicht aus den Augen verlieren sollten

Bei einigen Arbeitgebern scheint die Information, dass ein schneller Recruitingprozess immer wichtiger wird, noch nicht angekommen zu sein. Oft fehlt aber auch schlicht das Wissen, warum die Time to Hire eine so wichtige Kennzahl ist. Sie ist nicht einfach nur eine Zahl, sondern verursacht Kosten und schadet im schlimmsten Fall dem Employer Branding.

Sie verursacht Kosten

Eine unbesetzte Stelle verursacht erhebliche Kosten. Teilweise sind diese Kosten jedoch nicht direkt sichtbar. Während die direkten Recruitingkosten offensichtlich sind und im Budget einkalkuliert werden, verursacht die unbesetzte Stelle selbst ebenfalls Kosten, die oft vernachlässigt werden.

Recruitingkosten

Je länger es dauert, eine offene Stelle zu besetzen, desto höher werden die direkten Kosten für Maßnahmen im Recruiting. Stellenanzeigen müssen geschaltet werden, Dienstleister für das Active Sourcing oder ein Headhunter werden nach einiger Zeit oft zu Rate gezogen. Hier wirkt sich die Dauer der Maßnahmen unmittelbar auf die Kosten aus – denn Anzeigen müssen wiederholt geschaltet werden und das Active Sourcing muss in eine neue Runde gehen, wenn die Stelle noch nicht durch einen geeigneten Kandidaten besetzt werden konnte.

Kosten der unbesetzten Stelle

Neben den direkten Kosten für Maßnahmen im Recruiting kostet jedoch auch die unbesetzte Stelle selbst Geld. Da diese Kosten nicht aktiv wie eine Rechnung bezahlt werden müssen, werden sie häufig vernachlässigt. Oft sind die Kosten für die unbesetzte Stelle sogar höher als die eigentlichen aktiven Kosten im Recruiting. Da die meisten Unternehmen ihre Stellen so planen, dass Mitarbeiter voll ausgelastet sind, kann eine unbesetzte Stelle schnell zu Problemen führen. Wichtige Arbeit bleibt liegen, die Bearbeitung von Kundenanfragen nimmt mehr Zeit in Anspruch oder Produktionszyklen verlängern sich. Grundsätzlich gilt: je mehr es sich bei der unbesetzten Stelle um eine Schlüsselposition handelt, desto höhere Kosten fallen dadurch an. Komplexe Arbeiten können in der Regel nicht von Kollegen übernommen werden, weshalb eine lange Besetzungszeit für Umsatzausfälle sorgen kann.

Sie spiegelt Ihr Recruiting wider

Eine lange Time to Hire kann nicht nur bedeuten, dass der Fachkräftemangel die Branche im Griff hat, sondern auch viel über die Recruitingabteilung aussagen. Eine kurze Time to Hire bedeutet in der Regel, dass viele Bewerber Interesse an der Arbeit im Unternehmen haben. Das bedeutet wiederum, dass die Recruiting Maßnahmen erfolgreich geplant und durchgeführt wurden, dass das Bewerbermanagement professionell läuft und Kandidaten eine positive Candidate Journey erleben. Im Umkehrschluss kann eine lange Besetzungszeit auf Probleme im Recruiting hindeuten, die es zu definieren und zu lösen gilt.

Fazit: die Time to Hire so kurz wie möglich halten

Die Zeit, die ein Unternehmen zum Besetzen einer offenen Position benötigt, ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting. Sie zeigt, wie erfolgreich das Recruiting ist und lässt Rückschlüsse darauf zu, welche Maßnahmen Erfolge zeigen und an welchen Stellen noch nachjustiert werden muss. Ziel sollte es sein, die Time to Hire so kurz wie möglich zu halten. So können nicht nur Kosten gespart werden – eine kurze Besetzungszeit bescheinigt auch ein erfolgreiches Recruiting. Um die Besetzungszeit zu verkürzen, gibt es unterschiedliche Maßnahmen, die Arbeitgeber treffen können. Welche das sind, erfahren Sie im nächsten Beitrag.